График отпусков, заявления на отпуск

26 августа 2008 г. 18:54

Как составляется график отпусков, когда оптимально планировать график (сезонно), как определяется очередность отпуска и его продолжительность. Сколько сотрудников можно отправить в отпуск одновременно сохранив при этом обеспечение полноценной работы организации. Как отпуск зависит от стажа работы сотрудника. Также рассматривается порядок работы с заявлением на отпуск и описание формы заявления на отпуск.

Какое бы удовольствие ни приносила работа, самым ожидаемым для каждого работника является отпуск. Однако для того чтобы обеспечить бесперебойную работу организации, необходимо определить очередность предоставления работникам ежегодных отпусков и рассчитать их продолжительность.

В любой организации составляется график отпусков, представляющий собой нормативный акт с очередностью предоставления сотрудникам всех подразделений оплачиваемого отпуска. Для каждой структуры организации график отпусков может варьироваться, что является наиболее оптимальным для компаний с большим штатом сотрудников. Графики отпусков подготавливаются руководителями отделов и передаются в отдел кадров, где в них могут быть внесены изменения. Работники отдела кадров определяют, в частности, имеет ли право сотрудник на какие-либо льготы. О внесенных коррективах оповещаются не только сами сотрудники, но и их руководители, так как возможно перенесение отпуска сотрудника на другую дату. После обсуждения графика отпусков по всем структурным подразделениям отдел кадров приступает к составлению единого графика отпусков.

В малых и средних компаниях обычно проводится опрос сотрудников о времени предоставления им отпуска. Опросы могут проводить менеджеры либо работники отдела кадров, и в обоих случаях руководители подразделений также ставятся в известность для координации текущей работы предприятия. Однако данный подход может иметь «подводные рифы», нередко становящиеся причиной конфликтов. Дело в том, что результаты опроса сотрудников следует оформить письменно и заручиться их подписью. При устных опросах работник впоследствии может предъявить претензии, что при составлении графика его пожелания не были учтены, и даже оспорить решение отдела кадров о времени предоставления отпуска в суде. Как минимум, должно быть письменное подтверждение того, что работник не возражает против предоставления ему очередного отпуска в тот или иной период времени. После заверения руководителем организации графика отпусков принуждение к внесению в него изменений со стороны сотрудника расценивается как нарушение трудовых обязанностей. Во избежание срыва сроков составления графика отпусков, руководителям организаций желательно своевременно оформить соответствующий приказ для отдела кадров.

При составлении графика отпусков, помимо пожеланий самих сотрудников, учитывается целый ряд факторов. Для упорядочивания процедуры отправки в отпуск сотрудников, на основе существующих нормативных актов, следует предусмотреть наличие стажа работы, предоставляющего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, очередность отпуска, его продолжительность и время ухода в отпуск.

Определения права на очередной отпуск

Прежде всего, учитывается стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. В данный стаж не могут быть включены: 1) периоды отсутствия работника на службе без уважительной причины; 2) отпуск по уходу за ребенком; 3) предоставляемый работнику отпуск по личной просьбе без сохранения заработной платы (при его продолжительности более 7 дней).

Если сотрудник проработал в организации 2-3 месяца, в учет принимаются 6 месяцев с момента его поступления на работу. Таким образом, раньше, чем через 4 месяца (при 2-х месячном стаже) работник не имеет права уходить в отпуск, если отсутствует иная договоренность с работодателем. Помимо этого, до истечения 6-месячного срока оплачиваемый отпуск предоставляется:

- женщинам, уходящим в отпуск по беременности и родам (или после родов);
- сотрудникам в возрасте до 18 лет;
- работникам, усыновившим ребенка или детей в возрасте до 3-х месяцев.

Определение очередности отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться в удобное время всем сотрудникам в возрасте до 18 лет, а также мужьям на время нахождения их жен в отпуске по беременности и родам. Наряду с этим, одновременно с отпуском военнослужащих отпуск могут получить и их жены. Существуют также отдельные категории граждан, для которых отпуск предусмотрен в удобное для них время, в частности, люди, подвергшиеся радиационному облучению, Герои Российской Федерации и Герои Соцтруда. Если сотрудник работает по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска должны быть предоставлены одновременно с отпуском на основной работе.

Определение продолжительности отпуска

Прежде всего, уточняется, имеет ли работник право на дополнительные отпуска, что должно быть отражено в трудовом договоре. Если делопроизводство в компании не ведется должным образом, и есть сомнения в полноте содержания заключаемых трудовых договоров, следует составить список работников, имеющих право на дополнительные отпуска, основываясь на нормах Трудового Кодекса и иных правовых актах. Существует список категорий работников, для которых предусмотрен отпуск продолжительностью более 28 календарных дней: работники в возрасте до 18 лет, пожилые граждане и инвалиды, госслужащие, работники прокуратуры, и пр. Следует учесть, что продолжительность ежегодных оплачиваемых отпусков (основного или дополнительного), согласно ч.1 ст. 120 ТК РФ, не ограничено максимальным пределом, соответственно, руководитель организации может предоставлять удлиненные отпуска своим сотрудникам по своему усмотрению.

Далее, при определении продолжительности отпуска учитывается факт наличия не предоставленного в прошлом году отпуска. По ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск не может не предоставляться в течение 2-х лет подряд. Работникам, не достигшим 18-летнего возраста, и занятым на вредных производствах отпуск должен в обязательном порядке предоставляться ежегодно. Общая продолжительность ежегодного отпуска складывается из суммы дней основного и дополнительного отпусков. Работник имеет право не использовать весь отпуск единовременно, а разделить его на части, с учетом того, что одна из частей должна иметь продолжительность не менее 14 календарных дней.

Определение времени отпуска

При определении времени отпуска основная сложность заключается в том, что подавляющее большинство работников высказывают пожелания отправиться в отпуск с середины лета до начала осени. Для обеспечения полноценной работы организаций одновременно в отпуске должно находиться от 10-30% работников, а на предприятиях, расположенных на Крайнем Севере и в аналогичных климатических зонах разрешено одновременное нахождение в отпуске до 50% или более работников. На предприятиях сезонной работы на летние месяцы может приходиться пик активности, поэтому процентное соотношение работников, одновременно отправляемых в отпуск, может быть сокращено до 20%. Следует предусмотреть также, чтобы отпуска не были приурочены только к 1-му или 15-му числу месяца. В целом, в любой организации нужно соотносить реализацию производственных планов с графиком отпусков. В некоторых случаях организациям выгодно уходить в отпуск всем коллективом на определенный срок либо отправлять в отпуск целые отделы в период снижения деловой активности в их сфере деятельности.

Заявление для предоставления отпуска

Основным документом для предоставления работнику ежегодного отпуска является его заявление, составленное по установленному порядку. В заявлении указывается наименование структурного подразделения и сам вид документа (Заявление). В правом верхнем углу указывается адресат заявления с указанием его должности и наименования организации, фамилии и инициалов. Сам текст заявления должен содержать информацию о виде предоставляемого отпуска (трудовой или социальный), дату ухода в отпуск и его продолжительность. Для социального отпуска необходимо указывать основание о его предоставлении. Заявление подписывается работником с указанием занимаемой должности, фамилии и инициалов и проставляется дата подачи документа.

Заявление направляется на подпись и согласование к заинтересованным должностным лицам, после чего подписанное заявление зарегистрируется в журнале. Далее заявление сотрудника о предоставлении отпуска подается на рассмотрение руководителю организации либо иному уполномоченному должностному лицу, и при положительном исходе решение о предоставлении отпуска отражается в резолюции. После прохождения всей процедуры работник получает право на получение отпуска, которым он может пользоваться на законных основаниях.

Добавить комментарий Запомнить