У нас в компании много направлений и соответственно отделов. Я постоянно стараюсь донести до сотрудников тезис о том, что я не умею читать их мысли! Поэтому мой пиар отдел нуждается в информировании... У нас есть внутренний форум, есть встречи начальников отделов, есть корпСМИ и т.д., но информационный вакуум на 100% пока преодолеть не удается . Остается также - покурить, подслушать... Кофе вместе попить....

от вот.
покурить ...
подслушать...
не приятно как-то.

думаю, для пиара достаточно.
тема с внутренним форумом интересна.
но есть, например, управление проектом.
информация должна быть не обсуждаемой на форуме спустя время, а живая и актуальная.

Не совсем понятно. Для чего нужна информация собираемая в курилках или полученная при прослушивании чужого разговора?
Например? Цели получения?
Если нет возможности выполнять задачи, которые нужно решать? Какие объективные данные можно получить в курилке?

Ситуация достаточно часто встречается.
Основной способ борьбы - регламентация информационных потоков и связанное с этим изменение корпоративной культуры.

А зачем?

Если Вам не хватает информации для выполнения поставленных задач - сочувствую. Для организации информационных потоков имеются прекрасные технические инструменты. Например, Mantis. В совокупности с корпоративными почтой, аськой и форумом - практически всё, что необходимо для нормальной работы на всех уровнях, и чтобы ощущать себя "в курсе" событий. Понятно, что работа с комплектом перечисленных инструментов должна быть правильно выстроена. У нас в компании это так. Результат - информационный голод отсутствует, информация дозирована, строго разграничена по уровням доступа. Всё служебное общение в рамках не сложных, гибких регламентов. Всё фиксируется, всегда можно обратиться к истории и восстановить ход взаимодействия. Рекомендую.