Распространенные формы заявлений в кадровом делопроизводстве

25 августа 2008 г. 17:01

Основные формы и образцы заявлений в кадровом делопроизводстве. Описание основных используемых заявлений: о приеме, переводе, увольнении – отдельно по каждому. Привести примеры правильного заполнения и описать порядок учета и согласования.

В делопроизводстве, касающемся кадровых вопросов, можно использовать определенные наработанные формы и образцы заявлений. Они касаются всех возможных направлений относящихся к кадровой деятельности предприятия.
Это, во-первых, заявления о приеме, переводе и увольнении с работы. Далее заявления на отпуск основной, по беременности и родам и по уходу за ребенком, на отгул и пр. Причем различные особенности этих процессов предполагают и разные модификации содержимого таких заявлений.
Приказы, издаваемые на основании поданных работниками заявлений не должны ни в коей мере иметь противоречия с содержанием указанных заявлений. Так, например, если приказом по предприятию новый работник принят на работу на период нахождения другого работника в отпуске по уходу за ребенком, то заявление о приеме на работу должно включать в себя все положения этого приказа. То есть работник своим заявлением дает понять, что он согласен поступить на такую конкретно работу именно до даты выхода другого работника из такого то вида отпуска.

Заявление от будущего работника, на основании которого принимают на работу, в общем случае содержит просьбу о его зачислении на конкретное предприятие, учреждение или в организацию.
В этом документе будущим работником, написавшим заявление о приеме, указываются основные и дополнительные данные о себе. В частности может при необходимости указываться ФИО, адрес, его профессия, квалификация, специальность и должность на которую он будет принят.

Обычное требование к заявлению о приеме на работу, в прочем как и ряда иных заявлений, это требование написания от руки лично с наличием заполненных необходимых реквизитов. Так как это все требования, то может даже быть отступление по формату листа бумаги на котором пишется заявление. Хотя обычно придерживаются А4.
Такой формат совпадает с форматом других документов личного дела работника. Именно в личное дело работника подшивается его заявления о приеме, последующих переводах и увольнении с предприятия или из организации, учреждения.

Форма и стиль заявления могут быть совершенно различными. Принуждений к конкретной форме изложения нет. Но так как чиновничий аппарат не очень-то допускает вольности и в тексте заявлений, то желательно, чтобы не навлекать на себя гнев, не употреблять в тексте такие обороты, как «я вам заранее очень признателен» или «весьма убедительно вас прошу не отказать в моей просьбе…». Текст заявления должен быть более сухой и конкретный.

В обычном типовом заявлении о приеме имеется стандартный набор реквизитов:


Приведем пример обычного типового заявления, который пишет собственноручно от руки гражданин Петров А.И. поступающий на работу.
Это заявление имеет следующий вид:


Директору_ОАО
«Хитровский чугунолитейный завод»
Иванову Ивану Ивановичу
от Петрова Александра Ивановича
проживающего по адресу:
г.Хитровск, ул. Ленина д.25 кв. 113
 
 
Заявление

 

Дата: 08.07.2008
Прошу принять меня на работу в цех №23 на должность электрика 5 разряда.

Подпись: Петров

 

Согласен принять на работу электриком Петрова А.И. в литейное отделение цеха с оплатой по 5 разряду согласно штатного расписания.
08.07.2008 начальник цеха №23 Сидоров И.А. Сидоров



В таком заявлении кроме конкретных названий предприятия и цеха, а также фамилий директора, начальника подразделения и работника могут быть существенные различия в виде оплаты (повременная, сдельная или иная) и характере работы (в штате постоянно, с испытательным сроком, по совместительству или иначе).
 
После рассмотрения заявления работника с ознакомлением его основных и дополнительных документов об уровне его квалификации, образовании, наличии допуска на отдельные виды работ и т.д., издается приказ, фиксирующий и утверждающий положения имеющиеся в заявлении, на основании которого работник в данном случае Петров А.И. приступает к исполнению своих обязанностей. Если же администрация по каким-то мотивам решила дать отрицательный ответ гр.Петрову А.И, то об этом он будет извещен устно лично или письменно по адресу заявителя, который содержит документ заявления.
 
Следует добавить, что при рассмотрении вопроса о приеме на работу могут рассматриваться и такие дополнительные документы, как резюме и анкета.
Резюме представляет собой сжатую краткого вида информацию, которую работник хочет предложить для внимания принимающей на работу стороне. Эта его правдивая информация о себе, как о претенденте на вакантное место. Можно резюме отнести к саморекламе, позволяющей руководству и кадровым службам предприятия, организации или учреждения предварительно ознакомиться с соискателем на конкретное рабочее место. Пример резюме может выглядеть следующим образом:


Резюме


Дата: 08.07.2008

Адрес: индекс11212121 г.Хитровск, ул. Ленина д.25 кв. 113
Контактные данные: телефон: 7258790 моб. тел. 89097878856 e-mail: petrovai@list.ru
Дата и место рождения: 23 июня 1980 года в г.Хитровск
Гражданство: Российская Федерация.
Семенное положение: женат, состав семьи: жена и двое детей.

Образование: 2000 – 2005 Хитровский технологический техникум по специальности электромеханик.
Опыт работы: с 2005 по 2008 в Хитровском электромонтажном предприятии, электрик

Дополнительные сведения: знаю английский со словарем, компьютер в объеме пользователя. Разбираюсь в автоэлектрике.
Черты характера: уравновешенный, спокойный, принимаю взвешенные решения

Подпись: Петров


Что можно сказать об анкете? Анкета составляется лично работником и содержит данные о себе которые могут быть подтверждены какими-то документами. Что в частности проверяется инспектором кадровой службы и заверяется его подписью и печатью предприятия.

Кроме приказа о приеме на работу с работником может быть заключен трудовой договор (трудовой контракт) в котором отражаются и регламентируются все направления и условия его деятельности на срок заключения контракта (договора).
После издания приказа о приеме работника на работу бухгалтерия обязана открыть лицевой счет новому работнику, а отдел кадров предприятия должен сделать запись в трудовой книжке об этом юридическом действии, завести личную карточку учета, определенной формы и личное дело работника. В личном деле будут подшиваться в дальнейшем все изменения в деятельности работника, его различные внутренние перемещения в виде перевода и изменения должности, разряда и пр.

Для перевода также пишется заявление и в некоторых случаях на разработанном конкретным предприятием бланке. На конкретном примере гражданина Петрова А.И. покажем форму заявления о переводе этого работника из одного цеха в другой или в пределах одного цеха на другую должность. Это будет выглядеть следующим образом:


Начальнику цеха №23 ОАО
«Хитровский чугунолитейный завод»
Сидорову Ивану Алексеевичу
от электрика цеха
Петрова Александра Ивановича

 
 
Заявление

 

Дата: 14.07.2008
Прошу перевести меня из литейного отделения на должность электрика 5 разряда землеприготовительного отделения цеха в связи с тем, что я лучше ориентируюсь в электроремонтных работах этого отделения цеха.

Подпись:Петров

 Согласен принять на работу на землеприготовительный участок Петрова А. И. электриком 5 разряда.
14.07.2008
электромеханик землеприготовительного участка цеха №23 Сидорович А. И. Сидорович



В других заявлениях о переводе в сравнении с этим конкретным заявлением могут различаться кроме ФИО участников процесса, различные варианты причин перевода. Могут различаться и должностные участники согласований при переводе например, из одного цеха в другой. После рассмотрения заявления о переводе и принятии по нему утвердительного решения оно передается в отдел кадров, где и подшивается в личное дело.

Среди кадровых документов заносятся в личную карточку данные о ежегодных отпусках работников. каждый работник ежегодно в соответствии с контрактом должен отдыхать в отпуске в соответствии с графиком отпусков и на основании личного заявления.

Форма заявления, на основании которого работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, выглядит обычно следующим образом:

 
Начальнику цеха №23 ОАО
«Хитровский чугунолитейный завод»
Сидорову Ивану Алексеевичу
от электрика цеха
Петова Александра Ивановича

 
 
Заявление

 

Дата: 14.07.2008
Прошу предоставить очередной отпуск с 15.07.2008.

Подпись: Петов



Если же это заявления на отпуска другого вида, такие, как заявление о учебном отпуске, отпуске по беременности и родам и другим, то в тексте должны присутствовать ссылки на наличие имеющихся у работника оснований для такого вида отпусков в виде конкретных документов типа больничного листа или справки из образовательного учреждения и т.д. Без такой доказательной базы в виде приложения к заявлению на отпуск такие виды отпусков работнику быть предоставлены не могут.

Заявления пишутся и в других направлениях которые учитываются кадровым делопроизводством. Имеется ввиду, например, повышение квалификационных разрядов работниками предприятия.
Можно рассмотреть образец такого заявления.


Цех 23
 
 
ЗАЯВЛЕНИЕ

 

10.08.08 г. Хитровск, Тарифно-квалификационная комиссия объединения
О повышении тарифного разряда т. Петову А.А.

Прошу провести аттестацию меня на более высокий тарифный разряд слесаря по ремонту цехового оборудования с 4 на 5 разряд.

Слесарь Подпись А.А.Петов

В повышении разряда есть необходимость, так как значительную часть работ Петов А.А по ремонту цехового оборудования часто выполняет на уровне 5 разряда.
Начальник цеха Подпись А.И.Сидорович



Большой блок вопросов возникает при решении кадровой задачи по увольнению сотрудника по его собственному желанию и иным обстоятельствам. Если это увольнение по собственной инициативе работника, то это выполняется на основании заявления работника. Заявление рассматривается и на основании этого заявления издается приказ об увольнении по ст 77 п 3 Трудового кодекса РФ. Далее после прохождения обходного листа работником службы кадров предприятия, организации или учреждения производится запись в соответствии с изданным приказом в трудовой книжке работника. Также делается запись в личной карточке формы №Т-2 или в его личном деле. В завершение процедуры бухгалтерия закрывает лицевой счет уже бывшего работника.

Заявление по увольнению по причине собственного желания работник пишет обычно в соответствии с ТК РФ за две недели до срока увольнения. Можно предложить образец такого заявления.


Директору_ОАО
«Хитровский чугунолитейный завод»
Иванову Ивану Ивановичу
от начальника цеха №23
Сидорова Ивана Алексеевича

 
 
Заявление

 

Дата: 10.07.2008

Прошу уволить меня с должности начальника цеха №23 в связи с уходом на пенсию с 20.07.2008.
Подпись: Сидоров

Согласен уволить с должности начальника цеха №23 в связи с уходом на пенсию Сидорова И. А с 20.07.2008.

10.07.2008 Директор_ОАО «Хитровский чугунолитейный завод»
Иванов Иван Иванович



Таким образом ход этому заявлению дает подпись непосредственного руководителя. Затем, как уже говорилось, следует приказ, запись в трудовой книжке и личной карточке, бухгалтерия производит расчет и закрывает лицевой счет, копию приказа подшивают в личное дело работника и последним шагом является его сдача в архив.

Кроме заявления по собственному желанию есть ряд вариантов отраженных в трудовом кодексе увольнения по другим мотивам и причинам. В ряде случаев заявление не пишется так как действует первичным образом приказ, увольняющий за прогул, появление в нетрезвом виде, за хищение имущества предприятия и при других нарушениях.
© 1999—2021 Vakant.Ru