Прием и первичная обработка входящей корреспонденции. Проверять комплектность вложений, фиксировать дату и время поступления, сортировать по адресатам и степени срочности, регистрировать в журнале или системе электронного документооборота. Вносить данные в регистрационные формы: реквизиты документа, автора, дату, входящий номер, краткое содержание, срок исполнения, ответственного исполнителя. Отслеживать дедлайны по резолюциям руководства, формировать напоминания исполнителям, фиксировать результаты исполнения, собирать подтверждающие документы, вести отчетность по исполнительской дисциплине. Поддерживать актуальность номенклатуры, распределять документы по делам в соответствии с установленными сроками хранения, следить за соответствием группировки документам номенклатуре. Проверять правильность оформления, формировать пакеты для отправки, контролировать наличие согласований, готовить сопроводительные письма. Формировать приказы, распоряжения, служебные записки, протоколы, акты и иные внутренние документы по установленным шаблонам, обеспечивать их согласование и учет. Подшивать документы, составлять описи, проверять полноту комплекта, соответствие нумерации и сроков хранения, оформлять обложки дел, передавать дела в архив по графику. Обрабатывать внутренние и внешние запросы на предоставление копий/выписок, готовить архивные справки, контролировать сроки ответов, вести учет выданных копий.
Основы делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2016, правила оформления документов), базовые требования к срокам хранения и передаче в архив (Перечень типовых управленческих архивных документов), понимание принципов работы с персональными данными (152ФЗ) и конфиденциальной информацией. Уверенное владение MS Office, опыт работы в СЭД, понимание принципов ЭДО и электронной подписи. Способность работать с большими объемами однотипных данных без ошибок, строго соблюдать регламенты и сроки, фиксировать статусы и изменения, не терять документы. Организованность, ответственность, умение расставлять приоритеты, корректная деловая коммуникация при взаимодействии с подразделениями и внешними контрагентами.
Официальное трудоустройство согласно ТК РФ Стабильная и полностью "белая" заработная плата (размер обсуждается по результатам собеседования) График работы 5/2 (с 8:00 до 17:00)