Руководитель отдела административно-документационного обеспечения-помощник руководителя

Должностные обязанности: 1. Организация административной деятельности • Общее руководство отделом административно-документационного обеспечения. • Общее руководство отделом медиа и коммуникаций. • Выстраивание и оптимизация внутренних административных процессов. • Формирование системы эффективного документооборота (входящая, исходящая, внутренняя документация). 2. Контроль исполнения поручений • Организация системы контроля исполнения поручений председателя. • Мониторинг сроков исполнения и качества подготовки материалов. • Взаимодействие с руководителями структурных подразделений по вопросам исполнения задач. 3. Организационное сопровождение деятельности • Подготовка материалов к совещаниям, заседаниям и официальным мероприятиям. • Организация и проведение региональных координационных советов по взаимодействию с Движением Первых. • Протокольное сопровождение мероприятий, подготовка протоколов и контроль реализации решений. • Координация взаимодействия с муниципальными образованиями и партнёрами. 4. Управление сотрудниками курируемых отделов • Руководство, постановка задач и контроль их выполнения. • Оценка эффективности работы сотрудников. • Формирование рабочей дисциплины и поддержание корпоративных стандартов. • Развитие командной культуры, ориентированной на ответственность и результат. 5. Аналитическая и проектная деятельность • Подготовка докладов, аналитических записок, служебных писем. • Разработка регламентов и внутренних нормативных документов. • Участие в разработке управленческих решений. • Ведение планирования деятельности организации в части административного сопровождения. 6. Созидательная и ценностная составляющая должности • Формирование в коллективе культуры служения, ответственности и созидания. • Создание эффективной, устойчивой системы управления, способствующей развитию организации. • Внедрение современных управленческих практик, направленных на повышение прозрачности и результативности работы. Требования к кандидату: • Опыт управленческой работы от 1–3 лет (желательно в государственных или общественных организациях) • Опыт организации документооборота и административных процессов • Понимание принципов работы органов власти или общественных структур • Навыки подготовки аналитических материалов, докладов, служебных записок • Умение работать в режиме многозадачности и сжатых сроков • Высокий уровень ответственности и самоорганизации Ключевые навыки: • Организация и управление процессами • Контроль исполнения поручений • Управление командой и постановка задач • Деловая коммуникация и переговоры • Документооборот и регламентная работа • Аналитическое мышление • Подготовка презентационных и отчетных материалов • Планирование и системное мышление • Работа в офисных программах (Word, Excel, PowerPoint) • Навыки работы в CRM/системах управления задачами (например, Bitrix24 — будет плюсом) Условия: • Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ • График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00 • Перерыв на обед: с 13:00 до 14:00 • Стабильная заработная плата • Работа в молодом, профессиональном и мотивированном коллективе • Возможность профессионального и карьерного роста • Возможность реализовать собственные инициативы и управленческие решения • Участие в социально значимой и полезной деятельности • Современный и комфортный офис