Ищем внимательного, ответственного и организованного специалиста, который любит порядок в документах, умеет самостоятельно выстраивать свою работу и всегда доводит задачи до результата. Нам нужен человек, которому можно доверить важные административные процессы компании: документооборот, отправку корреспонденции, взаимодействие с контрагентами, контроль сроков и организацию работы офиса. Для нас особенно важны внимательность к деталям, ответственность за результат и инициативность. Мы ценим сотрудников, которые не оставляют вопросы без ответа, не боятся звонить и уточнять информацию, а при возникновении сложностей своевременно сообщают о них и предлагают решения. Чем предстоит заниматься: Документооборот и работа с корреспонденцией: - Вести входящий и исходящий документооборот компании, обеспечивать правильное оформление, учет, хранение и архивирование документов. - Работать с первичными бухгалтерскими документами: счетами, актами выполненных работ, УПД и другими документами. Проверять корректность заполнения реквизитов, комплектность документов, контролировать их получение и возврат. - Организовывать регулярные почтовые отправления от имени юридического лица через Почту России: подготавливать документы и конверты, оформлять отправления, описи вложения и необходимые сопроводительные документы. - Вести реестр почтовых отправлений, контролировать сроки отправки, отслеживать доставку и сохранять подтверждающие документы. - Взаимодействовать с курьерскими службами и другими сервисными организациями. - Готовить деловую переписку с клиентами, поставщиками, подрядчиками и партнерами компании. Административное обеспечение офиса: - Поддерживать комфортную работу офиса: организовывать закупку канцелярии, хозяйственных принадлежностей, чая, кофе и других необходимых материалов. - Взаимодействовать с арендодателем, администрацией и техническими службами бизнес-центра. - Контролировать исправность офисной техники, организовывать ее обслуживание. - Вести учет офисного имущества, участвовать в инвентаризациях. - Принимать и распределять входящие звонки, встречать посетителей офиса (нечасто). Поддержка руководителя и сотрудников: - Помогать бухгалтерии и специалистам по документообороту в подготовке, оформлении и обработке документов. - Вести и актуализировать платежный календарь, контролировать своевременность передачи счетов на оплату. - Собирать информацию по проектам и задачам, контролировать статусы и сроки исполнения. - Готовить сводные таблицы, простые аналитические отчеты и презентационные материалы. - Выполнять текущие административные поручения и контролировать их завершение.
Обязательные требования: - Опыт работы офис-менеджером, административным специалистом, делопроизводителем или помощником руководителя от 2 лет. -Практический опыт работы с документооборотом, в том числе со счетами, актами и другими первичными документами. - Уверенное владение MS Office, особенно Excel и Word. - Грамотная письменная и устная речь, уверенное владение деловой перепиской. - Умение работать с большим количеством документов и параллельных задач, не теряя сроки и важные детали. - Готовность самостоятельно взаимодействовать с контрагентами и коллегами по телефону, электронной почте и в мессенджерах. Будет преимуществом: - Опыт массовых или регулярных отправлений через Почту России от юридического лица. - Знание порядка оформления заказных и ценных писем, описей вложения, реестров и почтовых документов. - Опыт работы с электронным документооборотом (ЭДО). - Уверенное владение Google Таблицами и Google Презентациями. Какие личные качества для нас особенно важны - Высокая личная ответственность. Вы понимаете, что задача выполнена только тогда, когда получен результат, а не просто совершено действие. - Внимательность и аккуратность. Привыкли проверять реквизиты, адреса, суммы, вложения и другие важные детали перед отправкой документов. - Соблюдение сроков. Умеете самостоятельно планировать задачи, расставлять приоритеты и заранее предупреждать о возможных задержках. - Самостоятельность и инициативность. Не ждете постоянных напоминаний и контроля со стороны руководителя. - Коммуникабельность. Не боитесь телефонных звонков, умеете уточнять информацию и добиваться обратной связи. - Открытость к вопросам. Если задача непонятна, вы обязательно уточните детали, а не будете действовать наугад. - Системность. Любите порядок в документах, таблицах и процессах, умеете поддерживать его ежедневно.
- Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ. - Заработную плату от 70 000 рублей (финальный уровень обсуждается по итогам собеседования и зависит от опыта и компетенций). - График работы 5/2 с 09:00 до 18:00. - Гибридный формат: 4 дня в офисе, 1 день удаленно в неделю. - Комфортный офис в центре Москвы, в 5 минутах пешком от станции метро "Кузнецкий мост". - Дружную команду, поддержку коллег и понятные рабочие процессы. - Возможность предлагать улучшения и непосредственно влиять на эффективность административной работы компании. Нам важно найти надежного коллегу, который будет относиться к документам, срокам и договоренностям с таким же вниманием, как к собственным задачам. Если вам близок системный подход к работе и вы получаете удовольствие от порядка и хорошо организованных процессов - будем рады знакомству!