Мы ищем организованного и ответственного специалиста, который возьмёт на себя координацию административных и хозяйственных процессов в компании. Обязанности: Материально‑техническое обеспечение: - закупка и учёт канцелярских товаров, бытовой химии, напитков, расходных материалов для оргтехники;
- взаимодействие с подрядчиками и поставщиками услуг (интернет, связь, клининг, техобслуживание).
Работа с оргтехникой: - контроль состояния офисной техники (принтеры, сканеры, телефоны и т. д.) ;
- организация обслуживания и ремонта оборудования.
Хозяйственное обслуживание: - обеспечение чистоты и порядка в офисе;
- координация работы клининговой службы.
Документооборот: - приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции (бумажной и электронной) ;
- подготовка и отправка исходящих документов, контроль сроков исполнения;
- ведение внутренней документации: журналов, табелей учёта рабочего времени
- архивирование документов, обеспечение их сохранности и конфиденциальности;
- работа с электронными системами документооборота (СЭД), CRM, ERP (например, «1С: Предприятие») ;
- отправка через ЭДО договоров, спецификаций, счетов;
- регистрация и отправка писем через «Почту России».
Организация мероприятий и встреч: - планирование и организация встреч, совещаний, переговоров: бронирование переговорных комнат, подготовка материалов, оповещение участников;
- организация обучения и тренингов (бронирование залов, приглашение тренеров, рассылка материалов).
Поддержка командировок: - бронирование билетов и гостиниц;
- оформление виз и страховок;
- составление маршрутов;
- формирование авансовых отчётов по командировкам и представительским расходам.
Коммуникация и обслуживание гостей: - приём и маршрутизация входящих звонков, ведение телефонных переговоров;
- встреча и сопровождение гостей, партнёров, клиентов;
- поддержка внутренних коммуникаций: рассылка объявлений, информирование сотрудников о новостях компании.
IT‑поддержка и онлайн‑мероприятия: - обеспечение видеосвязи и онлайн‑конференций (Zoom, Teams, Skype): настройка, тестирование, устранение неполадок.
Адаптация и администрирование: - помощь в адаптации новых сотрудников: знакомство с офисом, выдача доступов, оформление рабочего места;
- хранение и актуализация контактной информации сотрудников;
- учёт мелких расходов, сбор и оформление первичных документов (чеков, квитанций).
Требования к кандидату: - среднее специальное или высшее образование;
- опыт работы в аналогичной должности от 1 года;
- уверенное владение ПК: Microsoft Word, Excel, Outlook, интернет‑браузерами;
- навыки работы с офисной оргтехникой;
- знание принципов делопроизводства, документооборота и архивного дела;
- опыт работы с системами ЭДО, CRM и ERP (в т. ч. «1С: Предприятие») ;
- грамотная устная и письменная речь, хорошая дикция;
- ответственность, самоорганизованность, пунктуальность, внимательность к деталям;
- развитые коммуникативные навыки и умение работать в режиме многозадачности.
Условия работы:
работа в стабильной и динамично развивающейся компании;
- официальное оформление по ТК РФ, полностью белая заработная плата;
- график работы: с понедельника по пятницу с 09:00 до 18:00, обеденный перерыв — 1 час;
- возможности для профессионального роста и развития;
- комфортный офис в 3 минутах от станции метро «Чёрная Речка»;
- бесплатные чай, кофе и фрукты за счёт компании;
- оборудованная столовая для персонала;
- корпоративные мероприятия;
- испытательный срок — 2 месяца;
- уровень заработной платы — по результатам собеседования.