Помощник технического директора

Сфера деятельности организации: Компания осуществляет техническое обслуживание и эксплуатацию инженерных систем и энергообъектов: Подстанции 110/6 кВ, 6/0,4 кВ; Котельные (котлы паровые, газовые); Водопроводные сети и сети водоотведения; Системы пожарно-охранной сигнализации. Специфика: работа с технической документацией, подрядными организациями, надзорными органами (Ростехнадзор, Госпожнадзор), а также административное обеспечение деятельности офиса. Обязанности: Организационно-техническая поддержка технического директора: Ведение календаря руководителя, планирование встреч и совещаний. Подготовка материалов к совещаниям (сбор отчётов, заявок, дефектных ведомостей). Участие в подготовке графиков ППР (планово-предупредительных ремонтов) по всем направлениям (электрооборудование, котельное оборудование, водопроводные сети, сети водоотведения, системы сигнализации). Контроль сроков выполнения поручений (ведение реестра поручений). Участие в комиссионных осмотрах объектов, оформление ведомостей дефектов. Оформление заявок на запасные части, материалы, инструмент, СИЗ. Взаимодействие с подрядными организациями: оформление допусков, подготовка проектов ТЗ. Делопроизводство и работа с технической документацией: Ведение архива технической документации (паспорта оборудования, схемы, акты, сертификаты) по всем видам систем: электрооборудование подстанций; котельное оборудование; водопроводные сети и сети водоотведения; системы пожарно-охранной сигнализации. Контроль ведения журналов учёта на объектах. Подготовка пакетов документов для проверок Ростехнадзора, Госпожнадзора. Регистрация и контроль движения входящей/исходящей корреспонденции. Подготовка проектов служебных записок, писем, приказов, распоряжений. Актуализация инструкций по охране труда, производственных инструкций. Контроль сроков действия договоров на обслуживание. Административные функции: Заказ канцтоваров, хозтоваров, воды, расходных материалов для оргтехники. Контроль работы оргтехники, взаимодействие с обслуживающими специалистами. Организация встреч и приёма посетителей Контроль баланса корпоративных сим-карт, работа с провайдерами связи. Размещение внутренних объявлений, уведомлений для персонала. Требования: Образование: Среднее-техническое или высшее техническое. Опыт работы: не менее 3 лет на административных или технических должностях (секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель, помощник руководителя, техник, диспетчер). Знания: основы организации документооборота (входящие/исходящие, номенклатура дел, сроки хранения); правил деловой переписки и оформления служебных документов; принципов работы офисной техники и средств связи. Технические знания: базовых основ устройства и эксплуатации энергообъектов и инженерных систем (на уровне понимания терминов: подстанция, трансформатор, котельная, тепловой контур, водопроводные сети, сети водоотведения, сигнализация). Навыки: Уверенный пользователь Microsoft Office (Word, Excel, Outlook); Навык ведения электронного документооборота (приветствуется знание 1С: Документооборот или аналоги); навык организации встреч, приёма посетителей; Грамотная устная и письменная речь. Личные качества: ответственность, исполнительность, внимательность к деталям. Умение работать с большим объёмом информации и документов. Организованность, умение планировать своё время и работу других. Коммуникабельность, навыки делового общения. Стресоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности. Условия: Трудоустройство: Оформление по ТК РФ с первого дня. Испытательный срок: 2 месяца (или срочный трудовой договор на этот период). График работы: 5/2, с 7:00 до 15:42 (по пятницам с 7:00 до 14:42). Командировки: Отсутствуют. Социальный пакет: Оплачиваемый больничный, отпуск 28 дней. Обучение: Оплата курсов повышения квалификации (при необходимости). Предоставление корпоративной мобильной связи.