Чем предстоит заниматься: 1. Административное управление и жизнеобеспечение офиса: • Полное обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, воды, продуктов на кухню, расходных материалов). • Контроль соблюдения правил и распорядка офиса сотрудниками и гостями (включая контроль чистоты, режима сменной обуви, аккуратного использования зон общего пользования и кухни). • Контроль исправности офисной техники, мебели и инженерных систем (включая сантехнику и кухонное оборудование), оперативное взаимодействие со службами ЖКХ / ремонтными бригадами при необходимости. • Прием, регистрация и распределение входящей/исходящей корреспонденции (Почта России, курьерские службы). 2. Работа с документами и поддержка бухгалтерии/закупок: • Первичный документооборот: сбор оригиналов договоров, актов, накладных от контрагентов. • Сканирование, копирование, систематизация и архивация документов (ведение бумажного и электронного архива). • Ввод первичных данных в базу 1С (научим, если нет глубокого опыта, но базовое понимание обязательно). • Контроль возврата подписанных документов от клиентов. 3 Электронный документооборот 4. Помощь руководству и тревел-поддержка: • Выполнение личных и рабочих поручений Генерального директора и его заместителя. • Организация командировок для руководства и сотрудников компании (покупка авиа/ж/д билетов, бронирование отелей, подготовка отчетов для бухгалтерии). • Помощь в организации деловых встреч и совещаний (встреча гостей, чай/кофе). 5. Обработка входящего потока: • Прием и перераспределение входящих телефонных звонков (без холодных продаж). • Первичная обработка и маршрутизация входящих запросов с сайта и общей электронной почты компании. 6. Кофе клиентам. Заказ пропусков, сдача помещений в аренду.
Что мы ждем: • Высокий уровень личной ответственности, аккуратность и педантичность (нам крайне важно бережное отношение к нашему новому офису). • Опыт работы на позициях: секретарь, офис-менеджер, помощник руководителя, администратор - от 1 года. • Уверенный пользователь ПК: MS Office (Excel, Word), навыки работы с оргтехникой. • Базовые знания или опыт работы в 1С (Управление торговлей / Бухгалтерия) будут вашим ключевым преимуществом. • Отличные коммуникативные навыки, грамотная устная и письменная речь, презентабельный внешний вид, соблюдение делового этикета. • Умение работать в режиме многозадачности, способность быстро переключаться между задачами и расставлять приоритеты.
Мы ОЛИЛ - занимаемся поставками высокотехнологичного промышленного и измерительного оборудования. В связи с переездом в новый современный офис с дизайнерским ремонтом мы ищем проактивного, ответственного и многозадачного Офис-менеджера / Секретаря-референта, который возьмет на себя полную административную поддержку офиса и помощь команде. Это вакансия для тех, кто перерос позицию обычного секретаря "на телефоне" и хочет развиваться в сторону административного управления, документооборота и координации бизнес-процессов. Что мы предлагаем: • Официальное оформление в соответствии с ТК РФ с первого дня работы. • Стабильная и полностью "белая" заработная плата. • График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00 (или с 08:00 до 17:00). • Работа в новом, чистом и очень красивом современном офисе в г. Химки. • Дружный, профессиональный и сплоченный коллектив. • Возможность карьерного и профессионального роста внутри стабильной международной компании.